Koiranäyttelyn järjestämisen lupaviidakkoa

Kansainväliset koiranäyttelyt ja erikoisnäyttelyt ovat yleensä sen kokoisia tapahtumia, että tapahtumasta pitää tehdä tarvittavat ilmoitukset eri viranomaisille. Kun näyttelypaikka on selvä ja siitä on tehty vuokrasopimus, kannattaa ottaa heti selvää mitkä kyseisen kunnan ja alueen viranomaisten vaatimukset tapahtuman järjestäjälle ovat. Helsingin kaupungilta löytyy kotisivuilta selkeät ohjeet ja muistilista tapahtuman järjestäjälle ja näin varmasti alkaa olla varsinkin isommissa kaupungeissa.

Sveitsinpaimenkoirien erikoisnäyttelyn kokoisesta tapahtumasta pitää tehdä ainakin poliisille ilmoitus yleisötilaisuudesta ja pelastuslaitokselle pelastussuunnitelma, mutta tämän lisäksi on joissain paikoissa tarvinnut kaupungin ympäristöviranomaisille täyttää kaavake, johon on sisältynyt mm. elintarvikeluvat ja jätteiden käsittelystä selvitykset.

Kannattaa tehdä aikajana kaikista tarvittavista luvista ja ilmoituksista. Jonkin luvan voi tarvita toista varten. Poliisille tehtävä ilmoitus yleisötilaisuudesta kannattaa tehdä viimeisenä, koska sen mukana pitää olla hyväksytty pelastussuunnitelma, joka pitää olla jätetty 2 viikkoa ennen tapahtumaa alueen pelastuslaitokselle. Myös muita liitteitä esim. näyttelypaikan vuokrasopimus, tapahtuman järjestäjän vastuuvakuutuksesta todistus, elintarvikemyyntiluvasta kopio yms. pitää liittää ilmoitus yleisötilaisuudesta -lomakkeen mukaan. Vastuuhenkilöiden tiedot pitää myös löytyä sitä täytettäessä. Ilmoitus yleisötilaisuudesta -lomakkeen voi täyttää Poliisin kotisivuilla viimeistään 5 vuorokautta ennen tapahtumaa, mutta on huomioitava, että tämä käytännössä tarkoittaa viittä arkipäivää ennen ja sen jälkeen nettiversiota ei kykene täyttämään! Kaikki lomaketta varten tarvittavat tiedot pitää olla siis valmiina hyvissä ajoin ennen sitä.

Pelastussuunnitelma on lyhykäisyydessään varautumista vaaratilanteisiin. Siinä etukäteen mietitään mitä saattaa tapahtua ja miten sitten toimitaan. Yleisötapahtumien pelastussuunnitelmaan on valmis mallipohja, joka on helppo täyttää juuri kyseisen tapahtuman osalta. Ulkotilassa päiväaikaan järjestettävään tapahtumaan, jossa ei ole alkoholitarjoilua, ei vaadita paljon järjestyksenvalvojia, mutta sääkin voi aiheuttaa päänvaivaa. Kastelusysteemillä varustettu jalkapallokenttä ja luvattu ukonilma aiheutti jännitystä ennen vuoden 2014 Sveitsinpeimenkoirien erikoisnäyttelyä, kenttä kun olisi pitänyt tyhjentää, jos ukkonen olisi tullut lähelle.

Pelastussuunnitelmassa tulee olla mainittuna EA vastaava koulutus- ja yhteystietoineen ja erikoisnäyttelyssä paikalla on myös eläinlääkäri vastaamassa tarvittaessa koirien ensiavusta. Pelastussuunnitelmaan kirjataan myös näyttelypaikkaa lähinnä oleva päivystyspoliklinikka ja muut tarvittavat yhteystiedot. Pelastussuunnitelmaan olisi hyvä kaikkien talkoolaistenkin tutustua etukäteen. Eri osa-alueiden vastaavien puhelinnumerot olisi hyvä olla lisäksi erillisenä listana itse näyttelypäivänä talkooväellä.

Näyttelypaikasta pitää olla aluekartta, johon on merkitty myös tilapäiset rakenteet, EA-piste, sammuttimet ja pelastustiet. Aluetta täytettäessä tulee muistaa tuo suunnitelma ja etenkin säilyttää pelastustiet avoimina. Tässä voi olla jokainen mukana. Kesänäyttelyissä kehän reunat täyttyvät teltoista ja tekevät liikkumisen kehän ulkopuolella hankalaksi. Jokainen voi itsekin katsoa telttaa laittaessaan hieman ympärilleen. Ajatellaanpa tilannetta, jossa joku saa sairaskohtauksen telttameren keskellä ja ensiapuhenkilöt ryntäävät paikalle teltannaruihin kompastellen. Järjestäjän toiveena on, että annettuja ohjeita noudatetaan. Suunnitellessa pyritään siihen, että kaikilla olisi turvallista, mutta myös mahdollisuus nauttia näyttelystä.

Näyttelypaikkaa hakiessa kannattaa jo pyrkiä siihen, että alue on riittävän suuri ja sisältää myös riittävän määrän parkkipaikkoja. Jos kuitenkin alueella pitää tehdä poikkeavia liikennejärjestelyitä, niistä on hyvä myös olla ajoissa yhteydessä lupaviranomaisiin. Ne saattavat vaatia erillisen suunnitelman ja liikenteenohjaajien hyväksymisen. Erikoisnäyttelyissä ei ole yleensä ollut niin suuria telttarakennelmia, että niihin olisi tarvittu rakennusviranomaisen hyväksyntä. Kuulutuslaitteiden käyttö saattaa sekin vaatia erillisen ilmoituksen. Vaaralliset aineet, kuten nestekaasu pitää mainita erikseen pelastussuunnitelmassa.

Luomunaposteltavaa vaikka näyttelyreissulle mukaan löydät tästä!


Lähde: Jaanu Ilona, Veijalainen Crista, Kohti vuoden 2015 juhlaerikoisnäyttelyä, Osa 5, Sennen koira 3/2015, s. 67